Le rôle du syndic en copropriété

Qu'il soit un professionnel ou non, il doit avoir les qualités d'un bon organisateur et médiateur pour réaliser ses missions dans les meilleures conditions. Lui seul doit gérer le personnel de l'immeuble, gérer ses finances, effectuer des tâches administratives, suivre le déroulement des travaux et bien d'autres obligations encore. Découvrez plus en détail le rôle du syndic en copropriété.

Syndic de copropriété : de qui s'agit –il ?

Toute copropriété doit disposer d'un syndic. Ce dernier n'est autre que le représentant légal du syndicat de copropriétaires. Il s'agit d'un individu chargé d'administrer le bâtiment et de gérer ses finances. Il peut être choisi parmi les copropriétaires au cours d'une Assemblée générale (AG) par le syndicat. Dans ce cas de figure, il s'appelle « syndic bénévole », mais peut être encouragé par une compensation financière. Il n'est pas obligé de présenter une garantie financière. Il n'est pas non plus tenu de disposer d'une carte professionnelle ni de fournir une assurance de responsabilité civile, bien que cette dernière lui soit fortement recommandée.

Il peut également s'agir d'un professionnel exerçant au sein d'une entreprise ou en tant qu'indépendant. Ce profil de syndic est tenu de justifier d'une assurance responsabilité civile professionnelle. Il doit également disposer d'une garantie financière qui servira à rembourser les fonds de l'immeuble en copropriété en cas de faillite par exemple. Enfin, ce syndic doit avoir une carte professionnelle délivrée par la Chambre de Commerce et d'industrie (CCI). Il s'agit d'une profession très réglementée qui est bien encadrée par la loi Alur et la loi Hoguet qui explicitent les conditions à remplir pour l'exercer.

Il existe également une autre catégorie de syndic : le syndic coopératif. Il fonctionne comme le syndic bénévole. La seule différence est qu'ici son rôle est assuré par le syndicat de copropriétaires (l'ensemble des copropriétaires du bien immobilier). Dans ce cas, il n'y a pas d'honoraires à payer et les tâches sont réparties en fonction des affinités de chacun. À cette catégorie s'ajoutent les néo-syndics qui travaillent entièrement en ligne. Ils s'occupent de la gestion de l'immeuble à travers une plateforme en ligne qui sert d'intermédiaire entre eux et les différents intervenants ou collaborateurs (employés, copropriétaires, syndicat, artisans…).

Quelles sont les missions du syndic de copropriété ?

Il est principalement chargé de veiller aux bons usage et entretien des équipements et parties communes de la copropriété afin d'assurer le bien-être des occupants. Il s'occupe entre autres de la gestion administrative de ce bien, de sa gestion comptable et financière.

Le syndic s'occupe de la gestion administrative de la copropriété

En sa qualité de représentant du syndicat des copropriétaires, il signe les contrats au nom de ce dernier, tel un mandataire. Il représente d'ailleurs le syndicat devant les tribunaux. Il s'assure de mettre en application les décisions prises au cours des AG. C'est lui qui s'occupe de l'entretien de l'immeuble. Pour ce faire, il cherche et confie les travaux nécessaires à des professionnels agréés. Il est chargé de les superviser pour s'assurer du bon déroulement des différentes opérations.

Lui seul chapeaute la gestion du personnel, le suivi et la réception des travaux. Les salariés travaillant dans l'immeuble sont sous son autorité. C'est également lui qui les embauche et peut tout autant les licencier si besoin est. Il gère les absences en tenant compte des motifs (maladie, congé maternité…). Le syndic est également chargé de remplir les documents comme le DUERSST et d'éditer les bulletins de salaire. Par ailleurs, il s'occupe de la bonne gestion des parties communes.

Ce professionnel n'a besoin d'aucune autorisation pour réaliser les travaux d'entretien courant. Il en a toutefois besoin pour les opérations plus importantes. Pour retracer l'historique des travaux réalisés, il est chargé de tenir à jour le carnet d'entretien de l'immeuble. Outre l'entretien de la copropriété, le syndic s'occupe de la souscription des polices d'assurance, de la signature des contrats de fournitures, du règlement des factures et effectue les appels de fonds trimestriels.

Le syndic de copropriété pour une bonne gestion financière

Après avoir consulté le conseil syndical, le syndic élabore le budget prévisionnel de la copropriété et le soumet au vote des copropriétaires. Il tient séparément la comptabilité de chaque copropriété qu'il gère. Sauf exemption dans certains cas par le syndicat, il est chargé d'ouvrir un compte bancaire à part au nom de celui-ci. Il doit également tenir à jour les documents comptables et être en mesure de les fournir à tout moment à la demande du conseil syndical.

C'est également lui qui procède au recouvrement des charges auprès des copropriétaires et aux décomptes individuels de charge pour chacun d'eux. Il s'occupe également de la gestion des impayés. Avant la tenue de l'AG, il doit faire un compte rendu annuel de la gestion financière de l'immeuble. Si le règlement de ce dernier inclut la mise en place d'un fonds de roulement, ce professionnel doit s'assurer qu'il est effectif.

Pour financer les éventuels travaux sur les parties communes, il doit soumettre la mise en place d'une provision qui sera validée ou pas à travers un vote. Lorsque sa responsabilité est engagée suite à une erreur ou une négligence ayant causé des dommages, son assurance de responsabilité civile permet de réaliser les réparations nécessaires. En cas de faillite de son cabinet ou de l'entreprise de ce professionnel, sa garantie financière permet de faire face aux éventualités.

Syndic en copropriété : comment est-il choisi ?

La désignation du syndic est une obligation (loi du 10 juillet 1965) à laquelle doit se soumettre toute copropriété. Au cours d'une AG, le syndicat peut décider de choisir un des copropriétaires comme syndic (syndic bénévole) ou plutôt de recourir à un professionnel. La première option est plébiscitée pour les petits immeubles dans lesquels la charge de travail est moins importante et dont les copropriétaires s'entendent bien. Cela s'explique également par le fait que le nombre de copropriétaires est limité, ce qui facilite les prises de décisions au cours des AG.

Le choix d'un professionnel se révèle cependant bien plus pratique et garantit un travail de qualité. Il s'impose aux copropriétés plus importantes. Il est recommandé de faire jouer la concurrence pour trouver un syndic qualifié au meilleur tarif. Pour ce faire, vous devez comparer les devis de plusieurs experts. Vous devez également porter une attention particulière aux montants des prestations de l'expert (recouvrement d'impayés…) et aux frais de gestion courante (tenue des comptes, réunion du conseil syndical…).

Passer par une plateforme de mise en relation représente un excellent moyen vous permettant d'obtenir facilement plusieurs devis de professionnels près de votre immeuble afin de les comparer et faire un choix avantageux. Il est davantage bénéfique de choisir un syndic sociable, réactif, dynamique et disposant de compétences en finances, diplomatie, comptabilité et droit. De façon générale, la durée du mandat de ce professionnel est de 3 ans maximum renouvelable. S'il est lié à une personne ayant participé à la construction de la copropriété en tant qu'architecte ou promoteur, la durée de son mandat doit être limitée à 1 an maximum renouvelable.

Dès que le syndic bénévole perd son titre de copropriétaire après une transaction immobilière par exemple, son mandat est écourté dans un délai de 3 mois durant lequel il doit convoquer une AG pour la désignation de son remplaçant. Le renouvellement du mandat de tout syndic de copropriété n'aura lieu que s'il est voté à la majorité absolue en AG. Si le contrat du professionnel n'est pas renouvelé, une autre AG doit être tenue pour désigner un nouveau syndic dans un délai de 3 mois après la fin du dit contrat. Si le professionnel ne veut pas renouveler son contrat, il doit en informer le conseil syndical avant l'AG, devant se tenir après la fin de son engagement. Il est également possible, sous certaines conditions, d'interrompre un mandat en cours. Vous savez à présent tout sur le rôle du syndic en copropriété.